Utvidgade arbetsuppgifter
För att insatser som kan finansieras genom programmet för Europeiska socialfonden + 2021–2027 (ESF+) fortsatt ska kunna komma samordningsförbundens målgrupper till del har parterna i beredningsgruppen utvidgade arbetsuppgifter vid kartläggning av målgruppens behov.
Utöver att identifiera insatser som kan finansieras av samordningsförbund, inom den finansiella samordningen, ska även parterna inom beredningsstrukturen identifiera behov av projekt som kan finansieras genom stöd från ESF+. Uppdraget innebär inte att parterna ska identifiera så många ESF+-projekt som möjligt, utan det handlar om målgruppens behov och att ESF+-projekt fortsatt ska kunna komma målgruppen till del.
De parter som deltar i projektet behöver vara medfinansiärer och arbetssättet gäller under ESF+ innevarande programperiod som slutar 2027. Se svar på regeringsuppdrag:
De utvidgade arbetsuppgifterna i beredningsgruppen har sitt ursprung i det samarbete parterna har genom den finansiella samordningen, Det innebär att de parter som kan identifiera och utforma ett ESF+-projekt är Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun och region. Det sätter också ramen för målgruppen som är individer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser från minst två av parterna för att uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Det innebär att minst två av parterna behöver delta i projektet.
Om parterna under behovsanalysen identifierar behov av projekt som rör andra målgrupper eller deltagande aktörer sker det fortsatta arbetet utanför samordningsförbundet och dess beredningsgrupp.
Här nedan finns en övergripande processbild för att beskriva hur arbetssättet med de utvidgade arbetsuppgifterna skiljer sig mot arbetssättet inom den finansiella samordningen.
Den gemensamma nämnaren för de båda finansieringsformerna är att behov av insatser eller projekt identifieras inom samordningsförbundets beredningsstruktur. Därefter sker arbetet i två separata processer. Är avsikten att insatsen ska finansieras av samordningsförbundet sker det fortsatta arbetet som tidigare inom ramen för Finsamlagen. Har parterna för avsikt att ansöka om medel från ESF+ så kan arbetet, fram till dess att parterna kommit överens om vem som ska vara projektägare och vilka som ska delta, ske inom ramen för beredningsstrukturen. Frågor som rör ESF+ lyfts inte för dialog eller beslut i samordningsförbundets styrelse, då samordningsförbundets uppgift är att besluta om hur medlen för finansiell samordning ska användas. Därefter fortsätter parterna arbetet utanför samordningsförbundet och dess beredningsstruktur.
Processens delar är dynamiska, det innebär att det inte är en steg för stegprocess utan parterna kommer vid upprepade tillfällen behöva förankra internt och arbeta med projektidén. Det kan också ske möten och dialoger utanför beredningsgruppen då det krävs omfattande dialoger mellan de parter som ska delta i projektet. Parterna avgör själva hur arbetet genomförs. Det här uppdraget handlar om att säkerställa genomförande av ESF+-projekt som identifieras inom ramen för samordningsförbundens beredningsstruktur. Att arbetet förs framåt så att parterna kan ta fram en projektidé och komma överens om vem som ska vara projektägare och vem/vilka som ska vara medfinansiärer.
Här nedan ges en fördjupad beskrivning av beredningsgruppens utvidgade arbetsuppgifter.
Vid kartläggning av målgruppens behov tydliggörs hur behoven och utbudet ser ut för olika målgrupper. I och med de utvidgade arbetsuppgifterna kan parterna i beredningsgruppen identifiera behov av ESF+-projekt.
Genom att kartlägga hur behovet och utbudet ser ut för olika målgrupper inom det område som samordningsförbundet verkar i blir det enklare att identifiera behov av ESF+ projekt. Beredningsgruppen kan med fördel använda sig av det stödmaterial för lokala behovsanalyser som finns i kunskapsstödet.
Lokal behovsanalys
Länk till annan webbplats.
För att underlätta arbetet med att identifiera behov av ESF+-projekt så behöver beredningsgruppen hålla sig uppdaterad om utlysningsplanen på Svenska ESF-rådets hemsida, för att få kunskap om de utlysningar som planeras framöver. Med en framförhållning kan beredningsgruppen fånga behoven mellan utlysningarna och tidigt påbörja dialoger, planering och förankring av arbetet.
Utlysningsplan - Svenska ESF-rådet
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Parterna ansvarar för att identifiera behov av projekt och projektidéer. Det innefattar exempelvis, mål, syfte, innehåll och hur arbetet ska genomföras.
Förbundschef och/eller någon annan representant från förbundets kansli kan med fördel stödja parterna i arbetet. Förbundet kan på olika sätt bidra med processtöd, i arbetet kring projektidéer eller facilitera vid möten och workshops. På så vis kan den kunskap och erfarenhet som finns hos förbunden även fortsättningsvis tas tillvara på ett bra sätt.
Vid utformning av projektidé handlar det till exempel om att tydliggöra målgruppen, skapa en gemensam bild av syfte, mål hur projektet ska genomföras. Även här kan förbundet exempelvis bidra med processtöd eller facilitera vid möten och workshops
För att få stöd i att konkretisera en projektidé finns en stödjande mall som kan användas av parterna i beredningsgruppen när det finns en idé som skulle kunna bli ett ESF+-projekt. Mallen kan också vara en del i parternas förankringsprocess om deltagandet i respektive organisation samt fungera som ett stöd när parterna ska komma överens om roller och ansvar i projektet.
Frågeformulär som stöd i att konkretisera en projektidé
Word, 35.6 kB.
När parterna ska komma överens om vem som ska vara projektägare och vilka som ska vara medfinansiär är det viktigt att samtliga parter utreder möjligheten för ett projektägarskap utifrån vilken part som är bäst lämpad att vara projektägare. Respektive part behöver vara väl insatt i vilken roll och vilka åtagande som vilar på dem.
I det här skedet är det inte formellt beslut som tas, men varje part behöver ha mandat att komma överens om inriktningen kring projektägare och medfinansiärer för att arbetet ska kunna gå vidare till nästa fas.
När parterna är överens om projektidén, vem som ska vara projektägare och vilka som ska delta i projektet, avslutas arbetet i samordningsförbundets beredningsgrupp och parterna fortsätter arbetet med att utforma projektansökan.
Det är nödvändigt att det finns en tydlig överenskommelse mellan parterna som reglerar ansvarsförhållandet mellan projektägare medfinansiärer.
När arbetet gått över till ansökningsprocessen så är det parterna som genomför och ansvarar för arbetet. Arbetet med ESF+ är frikopplat från det samarbete som parterna har inom ramen för finsamlagen.
Samordningsförbundets arbetsuppgifter är kopplade till den finansiella samordningen och kan inte vara involverade i ESF+-projekt.
Den part som är projektägare ansvarar för framtagande av ansökan och att skapa en budget för projektet. Det finns en vinst i att medfinansiärerna är delaktiga och samskriver ansökan. Det bidrar till både en högre kvalitet på ansökan och till en bättre förankring hos respektive part.
Arbetet sker utifrån respektive parts interna arbetsprocess innan projektägaren skickar in ansökan till Svenska ESF-rådet.
Om Svenska ESF-rådet beslutar om stöd innebär det att den part som är projektägare upprättar ett projektkansli och tillsätter en projektledare och annan nödvändig kompetens. Projektledaren leder också det operativa arbetet i projektet.
Om parterna ser ett behov av att testa nya metoder och erbjuda kompetensutveckling för medarbetare i ett individinriktad projekt så är det möjligt som en del av det individinriktade projektet. Projektets insatser riktas huvudsakligen till individer, men strukturövergripande delar som är förutsättningar för projektets genomförande kan ingå i mindre omfattning.
Behövs kompetens för exempelvis kompetensutveckling så kan projektet upphandla det via någon fristående aktör.