Logotyp Finsam, finansiell samordning

Stort behov av gemensamt system för dokumentation

Det finns ett stort behov för samordningsförbund att kunna föra en gemensam dokumentation över deltagare.

– Samtidigt tillåter inte nuvarande finsam-lagstiftning det, säger Meta Fredriksson-Monfelt, förbundschef för samordningsförbundet Samspelet i Värmland.

Meta Fredriksson-Monfelt

Det var Nationella rådets arbetsgrupp för uppföljning och kvalitet som bjöd in till en gemensam seminariedag för att diskutera vilka alternativ till lösning som finns för att skapa ett gemensamt dokumentationssystem för samordningsförbunden. På mötet fanns jurister, förbundschefer, handläggare och verksamhetsutvecklare.

Seminariet inleddes med att Meta Fredriksson-Monfelt, förbundschef för samordningsförbundet Samspelet sammanfattade problembilden tillsammans med förbundscheferna Samuel Grahn, Mattias Bergström och Peter Johansson.

– Idag antecknar vi på papper som förvaras i hängmappar i låsta skåp. Det känns som om vi lever i annan tid. Jag har till och med fått skaffa mig ett litet lager på hängmappar som annars inte går att köpa längre, säger Meta Fredriksson-Monfelt.

I vardagen uppstår flera problem. Nyligen var en av förbundets samordnare sjukskriven och därför kom ingen annan åt den dokumentation som hon hade om deltagarna.

– Våra deltagare har ofta flera olika problem och vi ska komma ihåg att det här är sköra personer. Det är jobbigt att hela tiden berätta sin sjukdomshistoria, säger Meta Fredriksson-Monfelt.

Dessutom blir det lite av ett ”moment 22” när finsamlagen å ena sidan säger att parterna ska skapa en helhetsbild av individens problem, och andra sidan säger att vi inte får föra en gemensam dokumentation av individen, konstaterar Meta Fredriksson-Monfelt.

– Parterna antecknar visserligen i sina egna system, men det är lätt att missa de små stegförflyttningar som sker varje dag. Det gör det också svårare att sammanfatta individens utveckling i slutrapporten so handhas av parterna och individen själv.

Dokumentationen förstörs

Finsamlagstiftningen säger att allt material ska förstöras när en person skrivs ut från den samordnade insatsen. Förbunden får inte spara material om tidigare deltagande personer.

– Det är inte ovanligt deltagarna i en insats efter några år är aktuella för ytterligare en insats och då finns inget sparat eftersom all dokumentation ska förstöras efter ett år enligt Arkivlagen, säger Meta Fredriksson-Monfelt.

Samordningsförbundet Samspelet arbetar sedan några år tillbaka med tjänstedesign där de löpande frågar sina deltagare om saker som ”skaver i samarbetet”. I höstas tog två grupper, oberoende av varandra, upp problemen kring att myndigheterna inte delar information med varandra, berättar Meta Fredriksson-Monfelt.

– Det blev så tydligt att deltagarna för insatserna också vill att det här ska fungera bättre. De tycker att det är rätt jobbigt med alla ”samtycken” som de ska fylla i och det är lätt att viktig information om dem förvinner.

Under seminariedagen visades flera olika sätt som myndigheter idag delar information mellan varandra.

– Det finns flera bra lösningar, men det blev samtidigt så tydligt i slutdiskussionen mellan juristerna att det enda sättet att komma vidare är att se över finsamlagstiftningen, säger Meta Fredriksson-Monfelt.

Hon får medhåll av Sevim Barbasso Helmers som är sammankallande för Nationella rådets arbetsgrupp för uppföljning och kvalitet.

Sevim Barbasso Helmers

– Nu behöver vi sammanställa de fakta som kom fram och diskutera frågan vidare i arbetsgruppen. Det kommer att krävas en del underlag för att kunna gå vidare. En lagändring är ju inte gjort i handvändning, säger Sevim Barbasso Helmers.

Arbetsförmedlingen
Försäkringskassan
Socialstyrelsen
Sveriges kommuner och regioner