Hur nyttjar man sin organisations samlade kunskaper?

Dagens samhälle har blivit allt mer specialiserat.

– Totalt sett vet vi så mycket mer än tidigare. Men priset vi betalar för det, är ett mer komplext samhälle, säger Philip Runsten.

De senaste 200 årens organisationer bygger på effektivitet.

– Problemet är att organisationer tenderar att bli ”ointelligenta” när de försöker vara effektiva under komplexa omständigheter. Därför behöver moderna organisationer byggas för att ta tillvara på den kollektiva intelligens som finns, konstaterar Philip Runsten.

Det är i organisationens microsystem som ”intelligensen” finns. Ett mikrosystem är ”alla de samarbetstillfällen som uppstår i en organisation i tiden”. Det kan vara i kön till kaffeapparaten eller den mer etablerade arbetsgruppen. Enkelt uttryckt kan man säga att ett microsystem är mer eller mindre etablerade grupper.

Grupperna fungerar olika bra och det finns egentligen ”ingen yttre gräns för hur dåligt en grupp kan fungera” konstaterar Runsten.

–Men det intressanta för en organisation är om det går att göra grupperna ett snäpp bättre på normalkurvan? Framförallt få de riktigt dåliga grupperna att fatta lite mindre dåliga beslut, säger Philip Runsten.

Kollektiv intelligens

Grupper består av olika sorters personlighetstyper

– En tredjedel av befolkningen styrs av aktiviteter och en tredjedel av relationer. När de möts kan det lätt uppstå missförstånd, eftersom de inte förstår varandras sätt att tänka och agera, förklarar Runsten.

Om våra tidigare organisationer har främjat homogena grupper, behöver den moderna organisationen istället få heterogena grupper att fungera tillsammans, så att man tar tillvara på gruppens samlade kompetens.

– För att den aktivitetsstyrda ska förstå den relationsstyrda, behöver de prata med varandra. Genom att studera gruppers kommunikationsmönster kan man se vissa olikheter mellan en högpresterande grupp och en lågpresterande grupp, säger Philip Runsten.

Varm eller kall grupp

Philip Runsten delar in grupperna i varma eller kalla grupper.

– Den varma gruppen drivs av en gemensam tanke eller referensram. De tycker att det som de gör är viktigt. För att lösa problem har de ett utforskande sätt där allas åsikt är lika viktig för att tillsammans komma fram med tankar om hur problemet ska lösas.

– Det finns ett ”flow” i gruppen, det är roligt att samarbeta även om man ibland jobbar hårt. I den här typen av grupp är det okej att tänka annorlunda och därför blir det också väldigt intressanta samtal som till hälften är utforskande och till hälften kommer med förslag på lösningar.

I en kall grupp fungerar kommunikationen sämre.

– I en kall grupp är det en avvaktande stämning. Här är gruppmedlemmarna rädda för att ”sticka ut” eller blotta sig, för det är inte säkert att det leder till något bra. Istället för att ställa utforskande frågor går de direkt på lösningarna som ofta ställs mot varandra och där den mest talföre vinner.

– Här är det ofta ett fåtal som för samtalet och nästan ingen tid ägnas åt att reflektera tillsammans, säger Philip Runsten.

Tips för att få högpresterande grupper

För att få grupper att prestera bättre kan man kopiera varma gruppers sätt att fungera.

– Ledningen kan bara skapa rätt förutsättningar, ungefär som en idrottsförening kan skapa bra lag genom att se över träningarna. Grupperna måste själva hitta bättre sätt att fungera.

– Ett sätt är att få gruppen att börja reflektera över sitt samarbete genom till exempel teamdebriefing där varje gruppmedlem först funderar kring en frågeställning som man redogör för i tur och ordning och som gruppen sedan kollektivt diskuterar och hittar en lösning för.

– Det är också viktigt att gruppen har en bra mötesordförande som fördelar samtalet och säkerställer ett lyssnande arbetssätt.

Men viktigast av allt är att varje gruppmedlem först börjar med sig själv.

– Du måste ha koll på dig själv, vilka saker reagerar du på? Du måste alltså odla den individuella skickligheten för att kunna ta emot ”gruppens passningar” säger Philip Runsten.