Arkivlagen
Samordningsförbunden ska följa arkivlagen (1990:782) som bl.a. innehåller föreskrifter om arkiv hos statliga och kommunala myndigheter.
I lagen finns bestämmelser om vad som ingår i en myndighets arkiv samt om vård och gallring av arkiv. När ett ärende avslutats ska handlingarna arkiveras. Löpande utarbetade dokument, till exempel protokoll, skrivningar eller fakturor, arkivläggs efter hand.
Samordningsförbundet ansvarar för att de handlingar som ska arkivläggas och överlämnas för arkivering. Samordningsförbundet behöver ha ett fungerande diariesystem för att kunna bevara handlingar på föreskrivet sätt. Förbunden behöver bl.a.
- Besluta om vilket diariesystem som ska användas
- Upprätta en arkivbeskrivning
- Fastställa en arkiverings- och gallringsplan
- Utse ansvariga för postöppning, diarie- och arkivfrågor.
Tillsyn
Ansvaret för tillsynen av att samordningsförbundet fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen ligger på arkivmyndigheten i en kommun som är medlem av förbundet enligt 20 § lag (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Om mer än en kommun ingår i förbundet, ska de berörda kommunerna komma överens om vilken av dem som ska svara för tillsynen. Kommunfullmäktige i den ansvariga kommunen får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård.
Arkivering när ett förbund upphör
Om ett förbund upphör ska den kommuns arkivmyndighet som ansvarar för tillsynen kontaktas för diskussion om var det upplösta förbundets arkiv ska förvaras i enlighet med 20 § lag (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Till slutredovisningen ska styrelsens beslut tillfogas om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. Förbundet är upplöst när förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgivits samtliga medlemmar.
När styrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska slutredovisningen för förvaltningen lämnas genom en förvaltningsberättelse som avser likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar och redovisningshandlingar för hela likvidationstiden ska bifogas. När likvidationsuppdraget har fullgjorts ska kommunstyrelsen i en kommun som varit samverkanspart överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv.