Förberedelse och administration

Inför att ett nytt samordningsförbund ska starta behöver parterna komma överens om hur uppdraget ska gå till. När ett förbund startar behöver också administrativa rutiner tas fram.

Inför uppstart av ett samordningsförbund behöver parterna ha en dialog mellan varandra. Förslagsvis skapas en partsgemensam arbetsgrupp, alternativt att parterna utser någon som ansvarar för uppdraget.

Den eller de som ansvarar för uppdraget behöver ha en bra kommunikation med alla inblandade och ha löpande avstämning med alla parter. En ständig dialog med de berörda skapar förtroende och underlättar förankringsprocessen.

Vid bildande av det nya samordningsförbundet kan det vara bra att ta del av parternas kunskap kring olika administrativa rutiner. Det är också bra att ta stöd av andra samordningsförbund som har erfarenhet av att bilda nytt förbund.

Förberedelser

Ta fram en tidplan

Ta fram en tidplan för vad som ska hända, när och vem som ska vara ansvarig
underlättar arbetet väsentligt.

Håll alla parter informerade

Som en del i det allmänna förberedelsearbetet ingår också att informera parterna internt om hur arbetet fortlöper. Det är viktigt att alla som kommer att beröras, både medarbetare och chefer, också har kännedom om samordningsförbundet.

Beställ organisationsnummer

Ansökan om Organisationsnummer görs hos Statistiska centralbyrån.

Ansökan om organisationsnummer (scb.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Revisorer

Se till att parterna utser revisorer. Försäkringskassan ska utse revisorer för staten. För kommuner och regioner finns förtroendevalda revisorer från respektive fullmäktige. Se mer under revision under ekonomiavsnittet.

Samordningsförbund som arbetsgivare

Om Samordningsförbundet har anställd personal behöver en arbetsgivarorganisation kontaktas, till exempel Sobona Länk till annan webbplats.. De kan bland annat hjälpa till med försäkringar för anställda och styrelserepresentanter. Se mer under arbetsmiljö och säkerhetsavsnittet.

Ekonomi

Kommunens och regionens budgetprocesser skiljer sig från den statliga. Det är därför viktigt att man i de beslutade församlingarna har en framförhållning i budgetarbetet så att man tar hänsyn till samordningsförbundets budget. Se mer under ekonomiavsnittet.

Underlag till parterna

Den eller de som ansvarar för uppdraget bör också ta fram nödvändiga underlag till beslut hos parterna. Det kan röra sig om förbundsordning, budgetunderlag, uppdragsbeskrivningar eller tidplaner.

Delegationsordning

I samband med uppstart av ett förbund ska styrelsen ha fattat beslut om en delegationsordning. Delegering innebär att styrelsen överlämnar beslutsrätt, det vill säga låter någon annan fatta beslut i styrelsens ställe.

Styrelsen kan inte delegera ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Däremot kan andra frågor delegeras till en enskild ledamot eller till en förbundschef anställd på förbundet. Om förbundschefen har sin anställning hos någon av de samverkande parterna bör en tydlig överenskommelse (uppdragsavtal) göras mellan förbundet och förbundschefens arbetsgivare där det framgår vad som delegeras och för vilken tid överenskommelsen gäller. Detta för att det inte ska råda osäkerhet om vad styrelsen delegerat.

Attestordning

Varje styrelse ska i samband med start av förbund ha fattat beslut om en attestordning. Attestordning innebär att styrelsen fastställer vem eller vilka som ska skriva under handlingar, fakturor och så vidare – det vill säga har attesträtt. Attestordningen visar vem ska hantera fakturan och i vilka led.

Lokaler

För förbundets förbundschef och styrelsens möten behövs lokaler. Dessutom kan det behövas lokaler för olika uppdrag eller för nya verksamheter som samordningsförbunden finansierar. Bestäm vart förbundets kansli är placerat, i en parts lokaler eller i egna lokaler. Om förbundet har egna lokaler är det förbundet som är hyresgäst och tecknar kontrakt med hyresvärden.

Arkiv och dokumentationshantering

Förbundet ska ha ett fungerande diariesystem för att kunna bevara handlingar
på föreskrivet sätt. Handlingar som samordningsförbund kan behöva diarieföra och bevara är exempelvis protokoll, anställningsavtal och avtal med leverantörer.

Ansvaret för tillsynen av att samordningsförbundet fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen ligger på arkivmyndigheten i en kommun som är medlem av förbundet. Arkivmyndigheten ska samråda med Riksarkivet. Om mer än en kommun ingår i förbundet, ska de berörda kommunerna komma överens om vilken av dem som ska svara för tillsynen. Kommunfullmäktige i den ansvariga kommunen får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård.

Inventarier och serviceavtal

Se över behovet av utrustning. Det kan gälla inventarier till kontor och
sammanträdesrum. Det behövs också datorer och kommunikationssystem i form av Internet och eventuellt intranät. Det kan behövas serviceavtal för tjänster som exempelvis lokalvård.

Försäkringar

Se över vilka försäkringar som behövs för förbundets personal samt de
lokaler och den utrustning som finns inom förbundet. Det kan gälla
ansvarsförsäkringar och trygghetsförsäkringar.

Kommunikationsstrategi

När samordningsförbundet är bildat och namnet är antaget av styrelsen behöver förbundet fundera kring sin kommunikation. Ett bra sätt är att samla förbundets medlemmar för att ta fram en gemensam kommunikationsstrategi för förbundet.

Börja med att lista de målgrupper som ska nås. Fundera på hur förbundet bäst når målgrupperna. Vilka kanaler finns redan och vilka behöver skapas? Det kan t ex vara att ta fram en webbplats eller skapa en facebooksida.

Sätt mål för vad som ska uppnås med kommunikationen. Vad ska målgrupperna veta, känna eller kunna göra? Vilka strategier finns för att nå målgrupperna? Vilka hinder och framgångsfaktorer finns?

Grafisk profil

För att nå ut är det också viktig att använda sig av en enhetlig avsändare. Genom ett samlat grafiskt uttryck blir det tydligt för mottagaren vem informationen kommer ifrån och det skapas en igenkänning.

Finsam har en visuell identitet som beskriver till exempel typsnitt och färger. Där finns också en logotype som går att anpassa till enskilda samordningsförbund. Förbundet kan också skapa en egen logotype och grafisk profil genom att anlita en reklambyrå.

Visuell identitet – Finsam Pdf, 3.8 MB, öppnas i nytt fönster.