Upphandling
Samordningsförbundet är en egen juridisk person och det kan därför vara aktuellt att göra anskaffningar till förbundets egna organisation såsom inköp av kontorsutrustning, administrativ service, utvärderingar och informationsinsatser.
När förbundet gör sådana anskaffningar är förbundet en egen upphandlande enhet enligt lagen om offentlig upphandling (detta framgår av förarbetena prop. 2002/03:132 s. 75). Det innebär att anskaffningen ska följa bestämmelserna i LOU, men kan göras på ett antal olika sätt.
Samordningsförbundets egen upphandling
Eftersom förbundet är en egen upphandlande enhet kan förbunden upphandla varor och tjänster för egen räkning direkt från leverantörer. Om anskaffningen understiger 700 000 kr (fr.o.m. 1 februari 2022) kan anskaffningen göras som en direktupphandling. Vid en direktupphandling finns inga formkrav på hur upphandlingen ska genomföras. Det gör direktupphandling till en enkel process utan krav på annonsering eller anbud i visst format. Om värdet överstiger 100 000 kr ska upphandlingen dock dokumenteras så pass att förbundet kan motivera besluten under samtliga skeden i upphandlingen.
Om anskaffningen överstiger direktupphandlingsgränsen får förbundet upphandla kontrakt eller ramavtal i sedvanlig ordning i enlighet med bestämmelserna i LOU.
Förbunden kan även direktupphandla varor och tjänster från en part, till exempel en kommun. Förbundet köper då varan eller tjänsten från parten, inte från leverantören.
Samordningsförbundets medverkan i parts upphandling
Förbundet är en egen upphandlande enhet och kan inte göra egna avrop och ingå självständiga avtal med leverantörer i parternas ramavtal enbart för att parten ingår i förbundet. Utan om förbundet vill samarbeta med parterna vid deras anskaffning av varor och tjänster rör det sig om ett samarbete mellan olika myndigheter.
Ett sådant samarbete kan vara att förbundet och parten tillsammans genomför en gemensam upphandling, eller att parten genomför en upphandling för egen och förbundets räkning där parten agerar ombud med fullmakt för förbundets räkning. Detta kan antingen leda till en gemensam tilldelning och gemensamt avtal, eller att parten och förbundet vid upphandlingen genomför varsin tilldelning och ingår varsitt avtal med vinnande anbudsgivare. Alla sådana omständigheter måste dock framgå vid upphandlingen och i avtalet. Avgörande är att förbundet blir part och ges möjlighet att göra egna avrop från ett sådant ramavtal.
Det är dock inte möjligt för förbundet att i efterhand haka på ett redan befintligt ramavtal som parten har och göra egna avrop på ramavtalet om en sådan möjlighet inte framgår av partens ramavtal. Jämför med möjligheten ovan att förbundet istället kan direktupphandla från part som i sin tur har gjort avrop på sitt ramavtal.
Gemensam upphandling mellan flera olika samordningsförbund
Förbunden kan även gå samman och göra en gemensam upphandling av tjänst eller produkt, exempelvis utvärderingstjänster. Förfarandet blir då likt föregående punkt där man dels kan välja att samordna förbunden i ett gemensamt arbete, eller om ett av förbunden tar ansvaret för genomförandet och får fullmakt från övriga förbund. Det handlar då om ett samarbete mellan förbunden som egna juridiska personer. Ett sådant samarbete av upphandlade varor eller tjänster ska inte sammanblandas med samordningsförbundens finansiering av insatser och som Finsamlagen reglerar.
Upphandlingsmyndigheten har bra stöd och vägledningar.
